În contextul celui mai amplu demers de digitalizare și reorganizare a fondului documentar, peste 500 de cutii conținând documente oficiale au fost deja mutate din arhiva Primăriei Municipiului Timișoara. Cel mai vechi document pregătit pentru relocare din sediul central al arhivei datează din anul 1978. Totodată, există și documente mai vechi, din anii 1950, care sunt păstrate într-un spațiu situat pe strada Văcărescu.
Procesul de retrodigitalizarea va permite consultarea online, fără a mai fi nevoie de deplasare la arhivă. Documentele vor putea fi căutate și filtrate după criterii clare astfel încât, solicitările să fie soluționate mult mai eficient.
„Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital. Această inițiativă face parte din efortul mai larg prin care am mutat deja majoritatea serviciilor Primăriei în online. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației”, a declarat Dominic Fritz, primarul Timișoarei.
În momentul de față, arhiva este distribuită între sediul principal de pe Bulevardul C.
D. Loga și alte spații situate pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu. Toate documentele din aceste locații urmează să fie sortate, inventariate și ambalate în cutii de arhivare durabile, apoi mutate într-un depozit autorizat, special amenajat pentru păstrarea și conservarea arhivelor.
Procesul de retrodigitalizare include scanarea materialelor cu tehnologie OCR (recunoaștere optică a caracterelor), precum și indexarea și organizarea acestora după criterii tematice. Astfel, documentele originale vor fi protejate de uzura cauzată de manipularea frecventă, iar cetățenii vor avea acces rapid la versiuni digitale fidele, printr-o platformă online securizată. În situațiile în care este nevoie de consultarea fizică a originalului, acesta va fi disponibil în cel mult 48 de ore, iar pentru solicitările urgente, în maximum 24 de ore.
Documentele vor fi depozitate fizic în spații care respectă normele impuse de Arhivele Naționale, echipate cu sisteme de control al temperaturii și umidității, supraveghere video, măsuri de securitate și protecție împotriva incendiilor.
Întregul proces va fi gestionat printr-un sistem de trasabilitate bazat pe coduri de bare, care va permite monitorizarea fiecărui document pe parcursul manipulării și consultării. Pentru materialele deteriorate, vor fi asigurate servicii specializate de recondiționare, restaurare și legătorie, astfel încât acestea să fie păstrate în condiții optime.
Toate serviciile vor fi asigurate de o firmă autorizată, selectată prin achiziție publică, pentru o perioadă de patru ani, până în anul 2029. Valoarea totală a contractului este 6 milioane lei, iar firma câștigătoare a contractului este Iron Mountain.
